Tijden of locaties van diensten kunnen natuurlijk veranderen. In dit artikel lees je hoe je wijzigingen of annuleringen doorvoert, afhankelijk van of de dienst afkomstig is uit een koppeling of handmatig is geplaatst. Ook lees je wat er gebeurt wanneer een intermediair of zorgverlener zelf iets wil aanpassen, en hoe je een wijzigingsverzoek op gewerkte uren verwerkt.
1. Diensten wijzigen met koppeling
Is Elanza gekoppeld aan jouw planningssysteem?
Dan voer je wijzigingen altijd door in je eigen roostersysteem.
Elanza neemt deze wijziging automatisch over.
Daarna verstuurt Elanza automatisch mailnotificaties naar de juiste personen, zoals:
- Intermediairs
- Zzp'ers uit jouw zzp-pool
- Zorgverleners in loondienst in de regionale samenwerking
- Andere betrokken gebruikers
Je hoeft zelf niets in Elanza te doen.
2. Handmatig geplaatste diensten wijzigen
Heb je de dienst handmatig op Elanza geplaatst?
Dan wordt deze niet gekoppeld met jouw roostersysteem. Je past wijzigingen daarom handmatig aan op het platform.
Zo wijzig of annuleer je een handmatige dienst
- Open de dienst op het platform.
- Klik op Aanpassen.
- Pas de gegevens aan, zoals tijd, locatie of afdeling.
- Wil je de dienst verwijderen? Dan kun je dat vanuit hetzelfde scherm doen.
⚠ Let op
Vergeet niet om wijzigingen ook in je eigen plansysteem door te voeren. Deze worden namelijk niet automatisch gesynchroniseerd.
3. Wijzigingen door intermediairs of zorgverleners
Soms wil de partij die de dienst heeft ingevuld zelf iets aanpassen. Hieronder lees je wat er mogelijk is.
Intermediairs
Intermediairs kunnen:
- Een ingeplande zorgverlener terugtrekken, en
- Eventueel een andere zorgverlener inplannen
Wat gebeurt er daarna?
- Jij ontvangt automatisch een e-mail van Elanza.
- Bij een koppeling haalt Elanza de eerder ingeplande zorgverlener automatisch uit jouw planningssysteem.
Zorgverleners uit jouw eigen pool
Wat een zorgverlener wel of niet zelf mag wijzigen, hangt af van de instellingen van jouw organisatie.
Tijdswijzigingen door intermediair of zorgverlener
⚠ Let op
Intermediairs en zorgverleners kunnen de tijden van een geplande dienst niet zelf aanpassen via Elanza. Gaat het om de uren van een dienst die al gewerkt is? Lees dan verder bij stap 4.
Als de tijden moeten veranderen, dan nemen zij rechtstreeks contact op met jou als planner. Jij verwerkt de wijziging vervolgens in:
- Je eigen planningssysteem (bij koppeling), of
- Elanza (bij handmatige diensten)
4. Wijzigingsverzoek op gewerkte uren
Na een gewerkte dienst verifieer jij de uren. Gaat de zorgverlener of intermediair daar niet mee akkoord, dan vraagt hij een wijziging aan. De dienst krijgt dan de status Wijziging aangevraagd en blijft staan tot jij het verzoek verwerkt.
Zo verwerk je een wijzigingsverzoek
- Bekijk welke uren de zorgverlener doorgeeft. Neem zo nodig contact op om samen vast te stellen wat de juiste uren zijn.
- Ben je akkoord? Pas de dienst aan in je eigen plansysteem. Gaat het om een handmatige dienst, dan pas je de uren aan in Elanza.
- Ben je niet akkoord? Laat de dienst dan staan zoals hij is.
- Klik daarna in Elanza op de vink Wijzigingsaanvraag verwerken. De dienst komt weer op afronden te staan en wordt opnieuw voorgelegd aan de zorgverlener of intermediair.
⚠ Let op
Met de vink wijzig je de dienst zelf niet. Je geeft er alleen mee aan dat je het verzoek hebt behandeld. Ben je het niet eens met de wijziging, dan gebruik je dus ook de vink. Gebruik hiervoor niet het kruis Aanmelding annuleren, want daarmee haal je de zorgverlener van de dienst af.
Wil je weten hoe het verdergaat na het afronden? Dat lees je in Facturatieproces.
Je weet nu hoe je diensten wijzigt of annuleert, wat er gebeurt als intermediairs of zorgverleners wijzigingen doorgeven en hoe je een wijzigingsverzoek op gewerkte uren verwerkt. Kom je er niet uit of klopt er iets niet? Neem dan contact op met de beheerder van jouw organisatie.