Nadat een dienst is gewerkt moeten de gewerkte uren nog worden verwerkt. Op die manier houdt Elanza inhuurkosten in de gaten en hou je daar als organisatie grip op.
Als een zzp'er uit jouw eigen pool de dienst heeft gewerkt dan wordt er met behulp van Elanza ook een factuur opgesteld zodat de zzp'er kan worden uitbetaald.
Dit proces van gewerkte dienst tot betaalde factuur heeft een aantal stappen:
1. Verifiëren van uren door zorgorganisatie (opdrachtgever)
Voor een kloppende factuur heeft het platform de daadwerkelijk gewerkte uren van een dienst nodig. De zorgorganisatie verifieert als eerste de uren op basis waarvan een factuur mag worden opgemaakt. Dit kan op twee manieren:
- door de uren in het eigen plansysteem te fiatteren (in geval van koppeling)
- door de uren op het Elanza platform te verifiëren (zonder koppeling)
De dienst is vanaf dat moment geverifieerd door de zorgorganisatie:
2. Afronden van uren door zorgverlener / intermediair (opdrachtnemer)
De geverifieerde uren worden vervolgens voorgelegd aan de zorgverlener. Ze vinden de geverifieerde diensten terug in het platform en worden er ook per mail van op de hoogte gebracht:
De intermediair of zorgverlener kan de dienst afronden door akkoord te gaan met dezelfde uren. Zo zijn de uren door beide partijen akkoord bevonden en kunnen ze worden gefactureerd.
De dienst is afgerond:
Als de zorgverlener of intermediair niet akkoord gaat, dan kan hij vragen om een wijziging van de uren. De planner van de dienst ontvangt dan een notificatie en zal (eventueel samen met de zorgverlener) bepalen wat de werkelijke uren zijn geweest. In dat geval krijgt de dienst een tijdelijke status:
3. Automatische generatie van factuur
Het platform verzamelt wekelijks (op donderdagochtend rond 07:00) of maandelijks de diensten die zijn Afgerond. Deze diensten worden verzameld en op een factuur gezet. Deze wordt per mail verstuurd aan het e-mailadres dat hiervoor is ingesteld. De dienst heeft vervolgens status Gefactureerd:
Voor de zorgverlener of het bureau zijn de facturen ook terug te vinden op het platform.
N.B. in het geval dat je als organisatie zzp'ers inzet via het platform, gebruikt het platform de bedrijfsgegevens van de zzp'er om de factuur vanuit deze zzp'er te sturen.
Let op! dit proces hangt nauw samen met de verschillende dienst statussen die het platform. Meer informatie daarover lees je hier terug.