Introductie
Heb je in jouw team een dienst die niet door het vaste team kan worden ingevuld? Plaats deze dienst dan op het Elanza platform. Zo kun je de flex-pools inschakelen die jouw organisatie heeft ingericht.
Tekstuele uitleg van het proces is te vinden onder de instructievideo:
Diensten kun je op twee manieren uitzetten:
1. Direct vanuit je eigen plansysteem via een koppeling.
2. Handmatig op het Elanza platform aanmaken.
Na het plaatsen verschijnt de dienst op het platform. De betrokken poolgebruikers (bijv. planners van een intermediair of zzp’ers in een zzp-pool) ontvangen automatisch een notificatie.
Welke informatie wordt getoond bij een dienst?
Bij een geplaatste dienst zie je onder andere:
- datum en tijden
- locatie/afdeling
- rol of functie
- pauze (onbetaald)
- naar welke pool(s) de dienst is uitgzet
1. Dienst uitzetten vanuit je plansysteem
Als je roostersysteem is gekoppeld aan Elanza, kun je diensten rechtstreeks vanuit je plansysteem uitzetten naar de flexpools.
Deze diensten verschijnen automatisch op het platform, inclusief alle dienstgegevens.
Tip: Neem bij vragen over de koppeling contact op met de beheerder van jouw organisatie.
2. Handmatig een dienst aanmaken op het Elanza platform
Volg deze stappen om handmatig een dienst te plaatsen:
Stap 1: Ga naar de dienstenpagina
Ga in het menu naar Diensten en klik rechtsboven op Dienst toevoegen
Stap 2: Vul de gegevens in
Voer alle gegevens van de dienst in, zoals:
- datum
- tijden
- afdeling
- functie
- pauze
Klik daarna op Voeg toe
Stap 3: Controleer de publicatie
Open de zojuist aangemaakte dienst in het dienstenoverzicht.
Controleer onder Pools of de dienst naar de juiste pool(s) is gepubliceerd.
Stap 4: De dienst staat live
De dienst wordt nu zichtbaar voor gebruikers van de geselecteerde pool(s) en zij ontvangen een notificatie.
Let op bij handmatig geplaatste diensten
- Je beheert de dienst zelf. Je keurt binnengekomen aanmeldingen handmatig goed.
- Verwijder de dienst als deze op een andere manier is ingevuld.
- Na de dienst: verifieer de gewerkte dienst zodat deze verschijnt op de (pro forma) factuur.
Meerdere diensten toevoegen
Je kunt op twee manieren snel meerdere diensten aanmaken:
1. Snel meerdere diensten achter elkaar
Vink Hierna nog een dienst toevoegen aan in het pop-upvenster.
De pop-up blijft na elke toevoeging open zodat je snel meerdere diensten kunt invoeren.
2. Reeks diensten aanmaken
Klik op Extra diensten aanmaken volgens schema om in één keer een serie diensten toe te voegen.
Handig voor bijvoorbeeld meerdere dinsdagochtend- of donderdagochtenddiensten gedurende meerdere weken.
Afsluiting
Je weet nu hoe je diensten plaatst op het Elanza platform, zowel via je plansysteem als handmatig. Heb je vragen over de koppeling of over poolinstellingen? Neem dan contact op met de beheerder van jouw organisatie.