Via de organisatie-instellingen kun je bepalen hoe en wanneer Elanza facturen maakt. Op deze pagina stel je in:
- Hoe facturen worden opgesplitst (bijvoorbeeld per merk of kostenplaats).
- Voor welke periode diensten samen op één factuur komen.
- Hoe vaak facturen worden gegenereerd.
- Welke betalingstermijn op de factuur staat.
In dit artikel lees je hoe je deze facturatie-instellingen aanpast.
1. Ga naar de facturatie-instellingen
- Ga in Elanza naar de organisatie-instellingen.
- Open de sectie Facturatie.
- Klik op Aanpassen om de instellingen te wijzigen.
Schermafbeelding van de facturatie-instellingen
2. Stel in hoe facturen worden opgesplitst
In de sectie Losse facturen opstellen bepaal je op basis waarvan Elanza facturen opdeelt in één of meerdere facturen.
Organisatorische indeling
Standaard staan alle diensten van één opdrachtnemer over een bepaalde periode op één factuur voor jouw organisatie. Je kunt er ook voor kiezen om facturen op te splitsen:
- Per merk.
- Per kostenplaats.
Voor de kostenplaats gebruikt Elanza de informatie die je hebt ingevuld bij je afdelingen.
⚠️ Let op
Als een dienst is gewerkt op een afdeling zonder ingevulde kostenplaats, dan verschijnt er geen kostenplaats op de factuur.
Als je facturen laat uitsplitsen per merk of per kostenplaats, neemt het aantal losse facturen toe.
Schermafbeelding van de instellingen voor het opsplitsen van facturen
Periode van de dienst
Met Periode van de dienst bepaal je of diensten uit verschillende perioden samen op één factuur mogen staan. Je hebt deze opties:
- Niet (standaard): diensten uit verschillende jaren en maanden kunnen samen op één factuur staan.
- Per jaar: diensten uit verschillende jaren komen niet op dezelfde factuur.
- Per maand: diensten uit verschillende maanden komen niet op dezelfde factuur.
Kies de optie die past bij de afspraken met jouw financiële administratie.
3. Stel de facturatiefrequentie in
Met Frequentie bepaal je hoe vaak Elanza (pro forma) facturen genereert. Je hebt deze opties:
- Wekelijks:
- Elanza verzamelt alle diensten met status Afgerond.
- Iedere donderdag wordt er een factuur gemaakt.
- De factuur wordt standaard om 07:00 uur aangemaakt.
- Maandelijks:
- Elanza verzamelt alle diensten met status Afgerond.
- Je stelt zelf de dag van de maand in waarop de facturen worden aangemaakt.
- De facturen worden standaard om 07:00 uur aangemaakt.
💡 Tip
Stem de facturatiefrequentie af met je financiële afdeling, zodat facturen goed aansluiten op jouw betaal- en rapportagemomenten.
4. Stel de betalingstermijn in
Met Betalingstermijn bepaal je de uiterlijke betaaldatum die op de factuur wordt vermeld.
- Je vult een aantal dagen in.
- Elanza rekent vanaf de factuurdatum uit wat de uiterste betaaldatum is. Bijvoorbeeld: bij een betalingstermijn van 30 dagen en een factuurdatum van 1 mei, wordt de uiterste betaaldatum 31 mei.
Kies hier de betalingstermijn die past bij jouw organisatie en afspraken met opdrachtnemers.
Afsluiting
Je weet nu hoe je de facturatie-instellingen van jouw organisatie aanpast: hoe facturen worden opgesplitst, voor welke periode diensten samen op één factuur komen, hoe vaak facturen worden gegenereerd en welke betalingstermijn wordt vermeld. Je facturen worden vanaf nu volgens deze instellingen aangemaakt. Wil je zien wat er daarna met de uren en diensten gebeurt? Lees dan ook Facturatieproces.