Documenten instellen als intermediair

Als intermediair stel jij in welke documenten van je zorgverleners je deelt met de zorgorganisaties waarmee je samenwerkt. In de documentenmodule kruis je in je poolinstellingen aan welke documenten beschikbaar zijn. Een zorgorganisatie kan alleen documenten inzien en eventueel verplicht stellen die jij beschikbaar hebt gemaakt. Wanneer ze documenten verplicht willen maken zullen ze dus bij jullie moeten aankloppen. Uiteindelijk bepaal jij samen met je zorgorganisatie welke documenten geüpload en gedeeld mogen worden.

Een zorgorganisatie ziet de documenten van een zorgverlener pas als aan twee voorwaarden is voldaan: de organisatie heeft het documenttype voor die pool op Actief gezet, én de zorgverlener is bij die organisatie aangemeld voor een dienst of opdracht. Zolang er geen aanmelding is, ziet de organisatie niets van de documenten — ook niet als jullie de pool met elkaar delen.

Zo stel je documenten beschikbaar

Je stelt documenten beschikbaar vanuit de instellingen van je pool:

1. Ga in je poolinstellingen naar zorgverlener documenten bij de juiste pool.
2. Kruis de documenten aan die je beschikbaar wilt stellen, bijvoorbeeld ID-bewijs, VOG, diploma of cv.
3. Deze documenten kunnen daarna geüpload worden op de profielen van je zorgverleners.

Poolinstellingen met de documenten die je beschikbaar kunt stellen

Alleen de documenten die je hier aankruist, zijn zichtbaar en op te vragen voor de zorgorganisaties waarmee je samenwerkt.

Documenten toevoegen aan een zorgverlener

Upload de documenten op het profiel van de zorgverlener. Je stelt zelf de geldigheidsdatum in; vul je geen datum in, dan is het document onbeperkt geldig. Wordt een document vernieuwd? Voeg dan een nieuwe versie toe. De oude versie blijft bewaard.

De zorgorganisatie moet elke nieuwe versie opnieuw goedkeuren voordat die in gebruik gaat. Voeg een nieuwe versie daarom op tijd toe, vóór de oude verloopt, zodat de zorgorganisatie genoeg tijd heeft om die goed te keuren en je zorgverlener zonder onderbreking kan blijven werken.

Documenten actueel houden

In jouw lijst met zorgverleners zie je aan het taak-icoontje welke documenten nog ontbreken. Beweeg met je muis over het icoontje voor de details.

In je lijst met zorgverleners zie je via het taak-icoontje welke documenten nog ontbreken

Het taak-icoontje heeft twee kleuren:

• Rood — een verplicht document ontbreekt of is verlopen. Zolang dat zo is, kan de zorgorganisatie je zorgverlener niet goedkeuren voor een dienst. Pak dit met voorrang op.
• Oranje — een niet-verplicht document ontbreekt. Dit belemmert niets; de zorgverlener kan gewoon aangemeld en goedgekeurd worden.

Je krijgt automatisch een e-mail met documenten die verlopen. Elke ochtend rond 07:00 uur stuurt Elanza een overzicht van de documenten die die dag verlopen. Daarnaast krijg je elke maandag een vooruitblik op de documenten die in de komende week verlopen, en op de 1e van de maand een vooruitblik voor de rest van die maand.

Deze e-mails gaan naar gebruikers met de rol Manager, Admin of Superadmin. Een Planner ontvangt ze niet, en er is geen aan/uit-instelling voor deze e-mails. Zodra een document is verlopen, verschijnt er bovendien een taak in je overzicht.

Je uitzendkrachten krijgen zelf geen herinnering als een document verloopt. Jij als bureau wordt op de hoogte gesteld, dus het is aan jou om op tijd een nieuwe versie te uploaden zodat zorgorganisaties je zorgverleners kunnen blijven goedkeuren. Alleen documenten met een ingevulde verloopdatum tellen mee, ook niet-verplichte documenten.

Zo bepaal jij welke documenten je deelt en houd je ze actueel, zodat zorgorganisaties je zorgverleners zonder oponthoud kunnen goedkeuren. Vragen over de inrichting? Neem contact op met Elanza.

Documenten toevoegen via de API

Naast handmatig uploaden is het ook mogelijk om documenten via de API toe te voegen. Via de API kun je ook opvragen welke documenten nog nodig zijn en wat hun status is; de bestanden zelf zijn niet via de API te downloaden. Ga voor de mogelijkheden langs bij de softwarepartij die jullie koppeling heeft gebouwd en vraag wat er voor jullie mogelijk is. Je kunt hen doorverwijzen naar deze pagina voor meer informatie.

De status van je documenten volgen

Per organisatie zie je welke documenten worden opgevraagd en of ze verplicht zijn gesteld.

Hier zie je als een zorgorganisatie de documenten niet verplicht stelt, door het symbool met het grijze minnetje:

Het grijze minnetje geeft aan dat een zorgorganisatie het document niet verplicht stelt

Hieronder zie je dat een zorgorganisatie je vraagt om documenten te uploaden van deze zorgverlener. Het blauwe klokje betekent dat ze nog wachten tot jij de documenten upload en als je dat al hebt gedaan moeten zij ze nog goedkeuren. 

Het blauwe klokje geeft aan dat de zorgorganisatie wacht op het uploaden of goedkeuren van documenten

Ook zie je de status van elk document, bijvoorbeeld goedgekeurd of afgekeurd.

Goedgekeurde documenten zien er zo uit. 

Zo ziet een goedgekeurd document eruit

Als er een document wordt afgekeurd ziet het er zo uit: 

Zo ziet een afgekeurd document eruit

De reden van afkeuring kan je vinden als je op aanpassen bij documenten klikt. Je kunt in sommige gevallen een 2e versie uploaden als dat gewenst is.

Via 'Aanpassen' bij documenten vind je de reden van afkeuring

Je kunt een zorgverlener altijd aanmelden, ook als nog niet alle documenten compleet zijn. Een zorgorganisatie kan de zorgverlener pas goedkeuren als de verplichte documenten aanwezig, geldig en goedgekeurd zijn. Dit is per zorgorganisatie verschillend.