In de praktijk zijn er twee belangrijke verschillen in aanmeldingen voor een intermediair. Hieronder leggen we ze uit:
Een aanmelding initiëren:
Dit gebeurt wanneer de intermediair zelf actief een zorgverlener aanmeldt op een dienst die door een zorgorganisatie is gepubliceerd. De intermediair kiest dus bewust een zorgverlener voor een openstaande dienst en verstuurt die aanmelding via de API. In dit geval is de intermediair de partij die het initiatief neemt.
Een direct ingeplande aanmelding accepteren:
Dit gebeurt wanneer de zorgorganisatie zelf een zorgverlener direct op een dienst plaatst. De intermediair ontvangt dan een melding van deze plaatsing — een direct ingeplande aanmelding — die nog moet worden geaccepteerd. Pas na deze bevestiging wordt de aanmelding definitief goedgekeurd. Hier neemt de zorgorganisatie dus het initiatief.
API-implementatie
Bij het gebruik van GET /applications zie je verschillende statussen terugkomen. Als intermediair kun je in de praktijk via POST /applications slechts twee acties uitvoeren die invloed hebben op deze statussen.
Een aanmelding initiëren:
Gebruik POST /applications met de status APPLIED. Hiermee meld je een zorgverlener actief aan op een dienst. De status van de aanmelding wordt daarna WAITING_FOR_PLANNING_SYSTEM.
Een direct ingeplande aanmelding accepteren:
Doe een GET /applications om aanvragen met de status WAITING_FOR_WORKER_CONFIRMATION op te halen. Gebruik de gevonden shift- en worker-UUID’s om vervolgens een POST /applications te doen met de status APPROVED. Daarmee bevestig je de directe plaatsing van de zorgorganisatie en wordt de aanmelding definitief. De status wordt daarna APPROVED.
Hoe weet je als intermediair dat er iets te accepteren valt?
De meest betrouwbare manier is via de APPLICATION_WAS_CREATED webhook. Wanneer een zorgorganisatie een zorgverlener direct inplant, ontvang je dit event met het veld initiator ingesteld op SHIFT_OWNER. Dit onderscheidt de directe plaatsing van een reguliere aanmelding waarbij de intermediair zelf het initiatief neemt.
Op basis van dit event kun je in het planningssysteem een notificatie of statusaanduiding tonen, zodat de planner weet dat er een actie in Elanza vereist is. Dit sluit aan op de use case voor direct ingeplande aanmeldingen: idealiter toont het systeem van de intermediair een herkenbare status zodat de planner weet dat acceptatie in Elanza nodig is.
💡 Tip
Zorg dat je systeem onderscheid maakt op het initiator-veld. Zo voorkom je dat een direct ingeplande aanmelding per ongeluk als een reguliere open dienst wordt behandeld.
Wat gebeurt er als de intermediair niet accepteert?
Zolang de intermediair de aanmelding niet bevestigt, blijft de status op WAITING_FOR_WORKER_CONFIRMATION staan. De aanmelding wordt in dat geval niet als definitief goedgekeurd beschouwd en komt dus ook niet als ingepland in het systeem van de intermediair terecht.
De zorgorganisatie kan een directe plaatsing intrekken zolang deze nog niet geaccepteerd is. Het is daarom belangrijk dat het systeem van de intermediair deze aanmeldingen actief monitort en tijdig verwerkt.
⚠️ Let op
Accepteer direct ingeplande aanmeldingen tijdig. Zolang er geen bevestiging is, kan de zorgorganisatie de plaatsing nog intrekken en ontstaat er onduidelijkheid over de invulling van de dienst.
Toelichting op de statusnaam WAITING_FOR_WORKER_CONFIRMATION
De naam WAITING_FOR_WORKER_CONFIRMATION kan verwarrend zijn: het lijkt alsof de zorgverlener zelf nog iets moet bevestigen. In de context van een directe plaatsing is het echter de intermediair die moet handelen — niet de medewerker.
De status geeft aan dat de aanmelding klaarstaat in Elanza en wacht op bevestiging vanuit het planningssysteem van de intermediair. Zodra de intermediair via POST /applications met status APPROVED reageert, wordt de aanmelding definitief en verandert de status naar APPROVED.