Met Prijsregels zorg je dat Elanza de financiële vergoeding van gewerkte diensten berekent. Je kunt er veel verschillende soorten tariefberekeningen mee uitvoeren, zodat Elanza een juiste factuur(specificatie) opstelt.
Naast standaard tarieven en ORT, kan je met prijsregels ingewikkeldere tarieven instellen. Denk bijvoorbeeld aan afwijkende uurtarieven per locatie, reiskostenvergoeding, BTW, ORT-percentages, dynamische tarieven enzovoorts. Het is dus flexibel in te richten, maar daardoor extra belangrijk dat goed duidelijk is hoe het werkt voordat je het in gebruik neemt om te voorkomen dat het onoverzichtelijk wordt.
Ga naar Prijsregels via de pagina ”Organisatie-instellingen” onder “Tarieven en Toeslagen”. Gebruikers met de rol Admin en Manager kunnen prijsregels aanmaken of wijzigen.
Van start met prijsregels
Voor je begint:
1. Als je voor het eerst aan de slag gaat met het instellen van prijsregels dan raden we sterk aan om dit eerst uit te proberen op jouw Elanza acceptatie-omgeving. Bij het opslaan van prijsregels worden namelijk direct de tarieven van alle diensten overschreven, ook wanneer deze voorheen werden berekend middels een tariefschema.
Je wilt voorkomen dat je onbedoeld incomplete of verkeerde prijsregels opslaat, waardoor foutieve tarieven op het platform of zelfs in facturen verschijnen.
Het platform leest de regels van boven naar beneden. Bij het invoeren van regels zet je algemene regels daarom bovenaan en uitzonderingen eronder, om te voorkomen dat uitzonderingen onbedoeld worden overschreven. Regels kunnen namelijk worden overschreven door regels die eronder staan.
Voorwaarden
Bij het toevoegen van een prijsregel kun je voorwaarden toevoegen waaraan moet worden voldaan om een regel toe te passen. In de praktijk zul je voorwaarden en prijsregels meestal in combinatie met elkaar gebruiken. Middels een regel stel je bijvoorbeeld een basis uurtarief in en daarbij voeg je de voorwaarde toe dat dit tarief alleen geldt voor verpleegkundigen.
Maak een nieuwe regel aan en klik vervolgens op voorwaarde toevoegen. Uit de dropdown kun je allerlei eigenschappen selecteren op basis waarvan je de voorwaarde wilt laten gelden:
Selecteer een eigenschap en specificeer wat de voorwaarde moet zijn. Er is een enorme variatie aan voorwaarden te bedenken en deze hangen af van de inrichting van jouw Elanza platform. Hier een aantal voorbeelden:
De prijsregel is enkel van toepassing als...
- ...dienst uursoort is gelijk aan slaapdienst;
- ...zorgverlener is gelijk aan Pietje Puk;
- ...merk is gelijk aan De Molen of De Betuwe;
- ...zorgverlenerlabel is gelijk aan BHV;
Vink NIET aan als je juist wilt dat een prijsregel wordt toegepast als bepaalde zaken worden uitgesloten. Bijvoorbeeld:
De prijsregel is enkel van toepassing als...
- ...dienst uursoort is NIET gelijk aan slaapdienst;
- ...zorgverlener is NIET gelijk aan Pietje Puk;
- ...merk is NIET gelijk aan De Molen of De Betuwe;
- ...zorgverlenerlabel is NIET gelijk aan BHV;
Je kunt ook meerdere voorwaarden aan een prijsregel toevoegen. Vervolgens heb je de optie om te kiezen tussen EN/OF. Standaard staat EN geselecteerd, wat betekent dat aan alle voorwaarden moet worden voldaan om een prijsregel te laten gelden. Als je OF selecteert dan hoeft maar aan één van de verschillende voorwaarden te worden voldaan om de prijsregel te laten gelden.
Regelsoorten
| Naam regel | Toelichting |
| Groep | Groepeer hiermee verschillende prijsregels. Handig om structuur aan te brengen of om voorwaarden van toepassing te laten zijn op meerdere regels tegelijkertijd. |
| Basis uurtarief | Een basis uurtarief , bijvoorbeeld het normale tarief overdag. Via andere regels kun je uitzonderingen op of factoren over dit basistarief berekenen. |
| ORT berekenen | Met deze regel maak je een ORT-berekening. Voor meerdere ORT-tarieven maak je meerdere ORT-regels, bijvoorbeeld een percentage voor weekenddiensten en een ander percentage voor nachtdiensten. Zet de ORT-regels in de juiste volgorde: de onderste regel zal gelden wanneer meerdere percentages mogelijk zijn op een dienst. Een nachtdienst in het weekend ontvangt meestal maar één soort ORT in plaats van dat de nacht- en weekendtoeslag bij elkaar worden opgeteld. De ‘ORT berekenen’ regels moeten afgesloten worden met een regel voor ‘ORT toepassen’. |
| ORT toepassen | Hierdoor telt het platform de juiste ORT-regel op bij het uurtarief. Deze regel moet onder één of meerdere "ORT berekenen-regels" staan. |
| Optellen uurtarief | Tel een vast bedrag bij het uurtarief op of vul een negatief bedrag in en trek het ervan af. Gebruik dit vaste toeslagen die gelden voor diensten met een specifiek kenmerk, zoals "alle intramurale diensten krijgen een vaste toeslag" of "reken een toeslag bij diensten met een bepaalde zorgzwaarte". |
| Percentage uurtarief | Vergelijkbaar met de regel optellen uurtarief, maar in plaats van een vast bedrag wordt een percentage opgeteld of afgetrokken van het bedrag. Een percentage onder de 100 zorgt ervoor dat het bedrag lager wordt. |
| Reiskostenvergoeding | Vergoedt de reiskosten tussen woon- en werkadres op basis van een kilometervergoeding. De afstand wordt met Google Maps berekend op basis van de snelste route tussen het adres uit het zorgverlenerprofiel en het adres van de afdeling van de dienst. |
| Uitzonderingstarief toepassen | Middels deze regel sta je toe dat voor losse diensten uitzonderingstarieven kunnen worden ingesteld. |
| Wettelijke btw | Past btw toe op het uurtarief, bijvoorbeeld voor btw-plichtige zzp'ers of in het geval van uitzendbureaufacturen waarop btw van toepassing is. |
| Variabele aanmeldbonus | Berekent een toeslag op het uurtarief op basis van de tijd tussen publicatie op Elanza en het startmoment van de dienst. Met deze bonus stijgt het geboden tarief naar mate een dienst meer spoed heeft. Geef het maximum en minimum aantal uren tussen publicatie en start van de dienst aan, en het maximumbedrag van de toeslag. Bij het laagste aantal uren tussen publicatie en start wordt de volledige toeslag toegepast, bij het hoogste aantal uren niets. Vindt de publicatie plaats tussen het maximale en minimale aantal uren voor de start van de dienst plaats, dan wordt de toeslag evenredig berekend. |
| Vaste vergoeding per dienst | Een vaste vergoeding die eenmaal per dienst bovenop het totaalbedrag wordt geteld. |
Uitzonderingstarief voor losse dienst
Het kan soms voorkomen dat je voor één losse dienst een uitzondering wilt maken op de tarieven die je hebt ingesteld met de prijsregels.
Op de pagina van de desbetreffende dienst in Elanza kun je het standaardtarief overschrijven met het uitzonderingstarief. Standaard is dit verborgen en om dit mogelijk te maken moet je eerst de regel 'Uitzonderingstarief toepassen' instellen.
Let goed op waar je deze regel plaatst, want het uitzonderingstarief kan ook weer worden overschreven als dat zo is ingesteld in de volgorde.
Nadat je die regel hebt opgeslagen in je prijsregels ga je naar de pagina van de dienst waarvoor je een uitzondering in wilt stellen. Zorg ervoor dat je de dienst handmatig beheert en niet via een eventueel planningssysteem.
Klik vervolgens in de sectie met dienstdetails op 'Aanpassen'.
Onder de geavanceerde opties kun je vervolgens het tarief aanpassen voor de dienst. Vergeet dit niet op te slaan en, als de dienst vanuit je planningssysteem komt, weer op 'beheer in plansysteem' te klikken.
Prijsregels testen
Om te controleren of je de prijsregels op de juiste manier hebt ingericht kun je de tester gebruiken. Open de tester door op het scherm met de prijsregels de knop met Tester weergeven om te zetten:
In de tester kun je testgegevens invoeren van fictieve diensten. Vervolgens zal in de tester worden weergegeven hoe jouw fictieve dienst op een factuur zou verschijnen. Je ziet bij de prijsregels welke prijsregels toegepast worden voor de berekening van het tarief van de dienst. Regels die niet toegepast worden op jouw fictieve testdienst worden vervaagd.
Pas de testdata van jouw dienst aan door te klikken op "aanpassen". Wijzig vervolgens de informatie van jouw fictieve dienst.
Wil je bijvoorbeeld controleren of je de ORT goed hebt ingericht?
Wijzig dan de tijden en check het met een aantal fictieve diensten op wisselende tijden. Of selecteer welke zorgverlener jouw fictieve dienst gaat werken om te zien of een individuele uitzondering goed berekend wordt. Ook als je wilt kijken of je verschillende tarieven voor verschillende uitzendbureaus goed ingericht zijn, verander je de zorgverlener.
Gebruik je prijsregels voor het eerst? Dan is het advies om met behulp van de tester veel verschillende variaties op diensten uit te proberen, zo krijg je een goed beeld van wanneer jouw regels gelden of juist niet.
Twijfel je over hoe je je prijsregels het beste in kunt richten? Neem dan contact op met jouw accountmanager zodat we hiermee kunnen helpen.