Afdelingen zijn onderdeel van de account-structuur van jouw organisatie. Een afdeling is onderdeel van een merk en een merk is onderdeel van een organisatie.
Diensten worden altijd ingepland voor een specifieke afdeling en de afdeling staat vermeld bij de dienst:
Afdeling toevoegen
Het aanpassen of toevoegen van afdelingen gebeurt via het organisatieprofiel.
Voeg helemaal onderaan de pagina nieuwe afdelingen toe, of pas via het blauwe potloodje bestaande afdelingen aan. Afdelingen zijn altijd onderdeel van een merk, dus jouw organisatieprofiel moet eerst een merk hebben om afdelingen aan te kunnen maken.
Bij afdelingen kun je de volgende gegevens invullen:
| Type | Toelichting |
| Naam | Naam van de afdeling (bijv. Wijkteam Noord of OK-afdeling 2). |
| Afbeelding | Deze wordt getoond bij de dienst aan zorgverleners of planners die diensten willen invullen. Tip: een foto van het gebouw waar de dienst plaatsvindt werkt goed! |
| Introductie | Deze tekst wordt getoond bij diensten van deze afdeling. Zorgverleners of planners lezen dit voordat ze zich aanmelden voor een dienst. Vul hier informatie in die je graag wilt delen voordat iemand een aanmelding doet voor een dienst van deze afdeling. |
| Briefing | Ingeplande zorgverleners met een Elanza account ontvangen een e-mail herinnering 48 uur voordat de dienst start. In deze e-mail wordt deze briefing gedeeld. Vul hier dus gegevens in die je graag met zorgverleners deelt die staan ingepland. Vul niet meer dan 250 woorden in om de mail leesbaar te houden. |
| Adres | Het adres wordt getoond bij de dienst en per mail gedeeld met zorgverleners met een account die op deze afdeling gaan werken. Vul het postcode en huisnummer in zodat het platform het adres weet. |
| Telefoonnummer(s) | Dit wordt gedeeld met zorgverleners met een account zodat zij een telefoonnummer hebben om te bellen als ze te laat zijn of vragen hebben. Vul hier het telefoonnummer van de desbetreffende afdeling in óf van bijvoorbeeld het flexbureau, afhankelijk van wie jij wilt dat zorgverleners bellen. |
| E-mailadres afdeling | Naar dit e-mailadres worden mailnotificaties verstuurt over de planning op deze afdeling. Tip: gebruik dit veld alleen als je wilt dat het platform direct aan de afdeling notificaties stuurt over ingeplande en geannuleerde medewerkers. Laat het leeg als dat niet nodig is en de reguliere notificaties aan planners voldoende zijn. |
| Kostenplaats | De kostenplaats van een afdeling zal worden getoond op de (pro forma) factuur bij diensten die gewerkt zijn bij deze afdeling. |
| Rapportagegroep | Cluster afdelingen in je rapportages door dezelfde rapportagegroep in te vullen. Noem bijvoorbeeld meerdere afdelingen Regio Noord zodat je op regio kunt rapporteren. |
| Merk | Kies uit een van de merken van jouw organisatie. |
| Afdeling categorie | Dit is de categorie van zorg die deze afdeling verleent. |
| Externe ID | Dit wordt gebruikt om de afdeling te koppelen aan de juiste roostergroep/OE in jouw eigen planningssysteem. |
Mailnotificaties direct aan de afdeling
Het is mogelijk om de afdeling per mail op de hoogte te houden van goedgekeurde aanmeldingen en annuleringen van diensten van hun afdeling. Hiervoor hoeft deze afdeling geen eigen Elanza account te hebben.
Vul het mailadres van de afdeling in onder e-mailadres afdeling. Let op dat in dit geval de planners met een account op het platform worden overgeslagen in de communicatie en er direct aan de afdeling wordt gecommuniceerd.
Indien dit veld leeggelaten wordt stuurt het platform geen extra meldingen over goedgekeurde aanmeldingen en annulering naar de afdeling.
Afdeling verwijderen
Afdelingen zijn te verwijderen via het organisatieprofiel zolang er geen diensten aan deze afdeling zijn gekoppeld. Dit kunnen ook nog historische diensten zijn.